关于做好金沙集团新冠肺炎疫情防控档案收集工作的通知
学校新冠肺炎疫情防控领导小组成员单位、校属其他相关单位：
新型冠状病毒感染的肺炎疫情发生以来，金沙集团认真贯彻落实党中央、省委和省教育厅关于做好疫情防控工作的重要指示精神，对学校开展疫情防控工作做出了周密的安排部署。全校师生响应学校党委和行政的号召，迅速行动，全力投入疫情防控工作。
为真实记录学校防控疫情的历史过程，确保疫情防控工作珍贵记忆得以永存，并为以后工作和研究提供借鉴，现根据湖南省委办公厅印发的《湖南省档案局关于做好新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作文件材料收集归档工作的通知》（湘档发[2020]1号）文件精神，结合金沙集团实际，学校档案馆拟收集“2020新冠肺炎疫情防控工作专题档案”，请校属各单位、校防疫领导小组重视学校和本部门的疫情防控工作相关档案资料的收集、保管，现将有关具体要求通知如下：
一、收集范围
凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和利用价值的各类载体的记录（包括纸质文字材料、图片、声像、电子文件和实物等），都应当纳入收集归档范围。具体包括：
1.上级部门下发的有关新冠肺炎疫情防控工作的文件、通知等；
2.学校在新冠肺炎疫情防控工作中制定的相关文件、方案、决议、纪要、通知、要求等；
3.学校领导在新冠肺炎疫情防控工作中的批示和讲话材料；
4.新冠肺炎疫情防控工作过程中生成的预案、分析报告、阶段性统计报表、通报材料、各类简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料；
5.疫情防控志愿者成员名单以及其工作过程中产生的文件材料；
6.在疫情防控过程中使用的出入证（卡）、登记簿等实物，以及其他能够反映疫情防控工作、具有历史价值或特殊意义的实物档案资料；
7.学校接受社会各类捐赠等资金和物资的来源、分配使用方案等文件材料；
8.学校和各部门在新冠肺炎疫情防控过程中制作的海报、宣传单、宣传片（含小视频）等各类宣传材料、文化作品；微博、微信公众号的疫情防控主题推送（截屏）；
9.全校师生广泛参与抗击疫情、特别是做出贡献的个人及团队的事迹材料、照片、音视频等。
10.广大师生共克时艰、互助奉献，体现网上教学等情况的文字、组图、音视频资料等。
11.其他与疫情防控工作有关的有保存价值的资料。
二、工作要求
1.相关部门明确责任分工，指定专人负责本单位疫情防控期间形成的档案材料的收集整理工作。上级来文由接收单位收集归档，校内文件、实物和音视频由形成单位收集归档。
2.强化档案意识，努力做到应收尽收、应归尽归，确保疫情防控档案材料完整。
3.报送材料要规范、完整。文字材料要内容真实，齐全完备；电子照片要提供像素较高的原图；音视频资料应主题鲜明，内容完整，画面清晰流畅；实物档案要求提供原件。特别注意的是：所提供的照片、音视频和实物请附简要内容说明（时间、地点、人物、事由等情况介绍）。
4.相关部门请于学校疫情防控工作结束后一个月内，将本单位形成的符合上述收集范围的疫情防控工作文字材料、图片、音视频、实物等整理好，送交档案馆归档。
5.疫情档案按专题立卷，档案馆安排专人负责疫情防控档案的指导，联系人：刘爱敏，联系电话：6381636。
湖南科技学院档案馆
2020年3月27日